Matična evidencija vodi se po jedinstvenim metodološkim principima.
Podaci se unose u matičnu evidenciju prema jedinstvenom kodeksu šifara.
Podaci se unose u matičnu evidenciju preuzimanjem podataka iz Centralnog registra, preuzimanjem podataka iz službenih evidencija, odnosno podataka iz drugih dokaza dostavljenih putem sredstava za elektronsku obradu podataka ili dostavljenih neposredno filijali.
Jedinstveni metodološki principi za vođenje matične evidencije i jedinstveni kodeks šifara iz i prijava na osiguranje, prijava promene u osiguranju i odjava sa osiguranja i druga pitanja od značaja za vođenje matične evidencije uređuju se propisima o Centralnom registru, odnosno zakonom.
Podaci iz , unose se u matičnu evidenciju, preuzimanjem podataka iz službenih evidencija, odnosno podataka iz drugih dokaza dostavljenih putem sredstava za elektronsku obradu podataka ili dostaljenih neposredno filijali, u skladu sa opštim aktom Republičkog fonda kojim se uređuju metodološki principi za vođenje matične evidencije.
, njihovo arhiviranje i mere zaštite vrše se u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti.
Republički fond može da vrši obradu podataka o ličnosti u cilju ostvarivanja prava iz obaveznog zdravstvenog osiguranja, a druge organizacije obaveznog socijalnog osiguranja u cilju ostvarivanja prava utvrđenih propisima kojima se uređuje penzijsko i invalidsko osiguranje, odnosno osiguranje za slučaj nezaposlenosti, u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti.
U matičnu evidenciju unose se i podaci o korišćenju prava iz obaveznog zdravstvenog osiguranja, a naročito o:
1)
pruženim zdravstvenim uslugama (vrsta zdravstvene usluge, dijagnoza bolesti, odnosno povrede po Međunarodnoj klasifikaciji bolesti - 10 revizija (u daljem tekstu: MKB 10) i na latinskom jeziku, datum pružanja zdravstvene usluge i zdravstvena ustanova u kojoj je pružena zdravstvena usluga);
2)
medicinsko-tehničkim pomagalima (vrsta i sastavni delovi pomagala, visina participacije, izdato novo ili korišćeno pomagalo, rok trajanja pomagala, revers za vraćanje pomagala, provera funkcionalnosti pomagala i doplata za pomagalo većeg standarda);
3)
lekovima izdatim na recept (naziv i šifra leka, količina izdatog leka, datum propisivanja leka, datum izdavanja leka i identifikacioni broj lekara koji je propisao lek);
4)
godišnjem iznosu plaćenih participacija (naziv zdravstvene usluge, medicinsko-tehničkog pomagala, leka ili implantata, visina plaćene participacije i naziv zdravstvene ustanove);
5)
izabranom lekaru osiguranog lica (ime i prezime, identifikacioni broj i zdravstvena ustanova u kojoj je zaposlen);
6)
ostvarivanju prava na osnovu ocena stručno-medicinskih organa (vrsta prava, dijagnoza bolesti, odnosno povrede po MKB 10 i na latinskom jeziku, naziv stručno-medicinskog organa i broj i datum ocene stručno-medicinskog organa);
7)
ostvarivanju prava u vezi sa profesionalnom bolešću ili povredom na radu osiguranika (naziv stručno-medicinskog organa, broj i datum ocene stručno-medicinskog organa, dijagnoza bolesti, odnosno povrede po MKB 10 i na latinskom jeziku);
8)
upućivanju na ocenu radne sposobnosti, odnosno invalidnosti po propisima o penzijskom i invalidskom osiguranju (u daljem tekstu: invalidska komisija) u skladu sa ovim zakonom (naziv stručno-medicinskog organa, broj i datum ocene stručno-medicinskog organa, dijagnoza bolesti, odnosno povrede po MKB 10 i na latinskom jeziku, dužina privremene sprečenosti za rad u momentu upućivanja na invalidsku komisiju i broj i datum ocene invalidske komisije o radnoj sposobnosti osiguranika);
9)
korišćenju zdravstvene zaštite u inostranstvu (broj i datum izdate potvrde za korišćenje zdravstvene zaštite u inostranstvu, za osiguranike upućene na rad u inostranstvo i podatak o državi u koju se upućuje, naziv i adresa inostranog nosioca osiguranja, naziv i adresa poslodavca u inostranstvu, period na koji je osiguranik upućen na rad u inostranstvo, broj i datum podnošenja zahteva za refundaciju troškova korišćenja zdravstvene zaštite u inostranstvu, naziv stručno-medicinskog organa, broj i datum ocene stručno-medicinskog organa, broj i datum rešenja o refundaciji troškova korišćenja zdravstvene zaštite u inostranstvu, država i naziv zdravstvene ustanove u inostranstvu u kojoj je korišćena zdravstvena zaštita, visina troškova zdravstvene zaštite korišćene u inostranstvu i period korišćenja zdravstvene zaštite u inostranstvu);
10)
upućivanju na lečenje, odnosno upućivanju radi sprovođenja dijagnostičkih postupaka ili postavljanja dijagnoze u inostranstvu (broj i datum podnošenja zahteva za upućivanje u inostranstvo, naziv referentne zdravstvene ustanove koja predlaže upućivanje, broj i datum ocene komisije Republičkog fonda za upućivanje u inostranstvo, broj i datum rešenja, država u koju se osigurano lice upućuje, naziv zdravstvene ustanove, period upućivanja i visina troškova).
U matičnu evidenciju unose se i podaci o ostvarivanju prava na naknadu zarade i to:
1)
ime i prezime osiguranika;
2)
JMBG, odnosno evidencioni broj za strane državljane;
3)
LBO;
4)
prethodni staž osiguranja;
5)
da li je osiguranik zaposlen kao osoba sa invaliditetom;
6)
prvi dan privremene sprečenosti za rad;
7)
vremenski interval privremene sprečenosti za rad;
8)
identifikacioni broj izabranog lekara koji je utvrdio prvi dan privremene sprečenosti za rad osiguranika;
9)
broj i datum ocene stručno-medicinskog organa koji je utvrdio privremenu sprečenost za rad;
10)
osnov privremene sprečenosti za rad u skladu sa ovim zakonom;
11)
dijagnoza bolesti, odnosno povrede po MKB 10 i na latinskom jeziku;
12)
visina osnovice za obračun naknade zarade utvrđena u skladu sa odredbama ovog zakona;
13)
poslovno ime poslodavca, odnosno preduzetnika;
14)
PIB poslodavca, odnosno preduzetnika;
15)
broj posebnog računa poslodavca, odnosno preduzetnika na koji se vrši prenos sredstava za isplatu naknade zarade;
16)
datum prijema zahteva za isplatu naknade zarade sa spiskom osiguranika;
17)
broj pod kojim je primljen zahtev za isplatu naknade zarade;
18)
podatak o isplaćenim zaradama i uplaćenim doprinosima;
19)
datum prenosa sredstava za naknadu zarade na poseban račun poslodavca, odnosno preduzetnika;
20)
datum podnošenja zahteva nadležnoj organizaciji za penzijsko i invalidsko osiguranje za refundaciju naknade zarade osiguraniku;
21)
datum izvršene refundacije Republičkom fondu isplaćene naknade zarade osiguraniku od strane nadležne organizacije za penzijsko i invalidsko osiguranje.
Republički fond, odnosno matična filijala dužni su da po službenoj dužnosti pribave podatke iz koji se vode kod drugih nadležnih državnih organa i organizacija o osiguranim licima, a u skladu sa propisima kojima se uređuje upravni postupak.
podaci se unose preuzimanjem podataka iz prijave na osiguranje, odnosno odjave sa osiguranja koju podnosi inostrani nosilac osiguranja u skladu sa međunarodnim ugovorom o socijalnom osiguranju, preuzimanjem podataka iz službenih evidencija, odnosno podataka iz drugih dokaza dostavljenih putem sredstava za elektronsku obradu podataka ili dostavljenih neposredno matičnoj filijali.
Za tačnost podataka unetih u prijavu na osiguranje, prijavu promene u osiguranju i odjavu sa osiguranja odgovoran je podnosilac prijave.
Podnosilac prijave dužan je da daje tačna obaveštenja, odnosno podatke od značaja za utvrđivanje činjenica važnih za sticanje i ostvarivanje prava iz obaveznog zdravstvenog osiguranja, kao i da matičnoj filijali pruži dokaze i omogući uvid u evidenciju i dokumentaciju.
Matična filijala dužna je da proveri tačnost podataka unetih u matičnu evidenciju za lica iz
, kao i članove njihovih porodica, da zahteva dokaze i vrši uvid u evidencije i dokumentaciju na kojima se zasnivaju podaci uneti u prijave, odnosno da, po potrebi, pribavi neophodne podatke, u skladu sa zakonom.
Matična filijala određuje se po sledećim pravilima:
1)
za osiguranike iz ovog zakona, u slučaju kada su mesto prebivališta osiguranika, odnosno boravišta za osiguranika stranca i sedište obveznika na području iste filijale - prema sedištu obveznika uplate doprinosa;
2)
za osiguranike iz u slučaju kada postoji razlika u mestu prebivališta osiguranika u odnosu na sedište obveznika uplate doprinosa - prema sedištu obveznika uplate doprinosa;
3)
za osiguranike iz ovog zakona - prema prebivalištu osiguranika u Republici Srbiji;
4)
za osiguranike iz - prema prebivalištu osiguranika;
5)
za osiguranike iz , u slučaju kada postoji razlika u mestu prebivališta osiguranika u odnosu na sedište obveznika uplate doprinosa - prema sedištu omladinske, odnosno studentske zadruge;
6)
za osiguranike iz - prema boravištu ili prebivalištu osiguranika;
7)
za osiguranike iz - prema sedištu škole, odnosno visokoškolske ustanove.
U slučaju kada je prebivalište osiguranika, odnosno boravište osiguranika stranca iz
ovog člana na području jedne filijale, a sedište obveznika uplate doprinosa na području druge filijale, matična filijala je filijala prema prebivalištu, odnosno boravištu osiguranika u Republici Srbiji.
Za članove porodice osiguranika matična filijala je filijala kod koje je zdravstveno osiguran osiguranik.
podnosi se Centralnom registru preko filijale prema sedištu obveznika uplate doprinosa.
Za članove porodice osiguranika iz prijava na osiguranje podnosi se Centralnom registru preko filijale koja je izdala, odnosno aktivirala ispravu o osiguranju za lica iz .
Promenu podataka unetih u matičnu evidenciju koji se odnose na korišćenje prava iz obaveznog zdravstvenog osiguranja vrši ovlašćeno lice Republičkog fonda na osnovu dokaza o promenama o korišćenju prava.
i članova njihovih porodica, kao i lica koja nemaju tehničke mogućnosti da prijavu na osiguranje, prijavu promene i odjavu sa osiguranja izvrše preko Centralnog registra, čuvaju se pet godina od dana dostavljanja matičnoj filijali.
dokazi se arhiviraju u skladu sa propisima kojima se uređuje čuvanje arhivske građe.
Umesto dokaza u papirnoj formi mogu se čuvati dokazi snimljeni na sredstvima za elektronsku bazu podataka, odnosno sredstvima za elektronsku obradu podataka.