Javni beležnik je dužan da čuva spise i isprave koje je sam sačinio, preuzeo od stranaka, koje mu je poverila Komora ili koje je preuzeo od svog prethodnika.
Ako su javnobeležničku ispravu sačinila dva ili više javnih beležnika, izvornik isprave u spisu čuva javni beležnik koji je na nju stavio svoj pečat.
Ako javni beležnik prestane sa radom, dužan je da o tome odmah obavesti Komoru i da istovremeno preduzme sve potrebne radnje radi čuvanja spisa, predmeta, knjiga, pečata i štambilja i druge dokumentacije, odnosno novca, hartija od vrednosti i drugih predmeta koje se kod njega nalaze na čuvanju, do stupanja na dužnost njegovog sledbenika.
Ako je potrebno, Komora rešenjem određuje lice i mesto za čuvanje preuzetih spisa i predmeta.
Protiv rešenja Komore nije dozvoljena žalba, ali se može pokrenuti upravni spor.
Kada javnom beležniku nije postavljen zamenik, javni beležnik može da preda, u slučaju sprečenosti ili odsustva, spise na čuvanje javnom beležniku čije je službeno sedište na području istog osnovnog suda, o čemu se obaveštava Komora.
Javni beležnik, kome su spisi predati na čuvanje, dužan je da omogući uvid u spise i da izdaje prepise ili otpravke.
Ako javni beležnik nije predao na čuvanje svoje spise, a zahteva se izdavanje prepisa ili otpravka, Komora određuje javnog beležnika sa istog ili susednog područja koji će preduzeti te radnje.
Kada javni beležnik sazna da je lice čije se zaveštanje (testament) nalazi u njegovim spisima umrlo ili je proglašeno za umrlo, dužan je da nadležnom ostavinskom sudu dostavi izvornik zaveštanja, odnosno zapisa o deponovanju zaveštanja (testamenta) u sudu, koje je sačinio kao javni beležnik i da o tome napravi zabelešku u spisu.
Komora vodi poseban registar zaveštanja (testamenata) odnosno registar deponovanih zaveštanja (testamenata) koje su sačinili javni beležnici i na zahtev suda dostavlja podatke iz tog registra.
opšti poslovni upisnik u koji hronološkim redom upisuje sve javnobeležničke isprave, zapisnike o potvrdama i svedočenjima, zapisnike o preuzimanju novca, hartija od vrednosti i isprava, kao i o svim drugim javnobeležničkim radnjama, osim onih iz ;
2)
upisnik o overama i potvrdama;
3)
upisnik o protestima po propisima o protestnim upisnicima;
4)
imenik lica koja su pred javnim beležnikom sastavila ili mu predala ispravu o raspolaganju za slučaj smrti, sa oznakom broja spisa;
5)
depozitnu knjigu o preuzetom i izdatom tuđem novcu, hartijama od vrednosti i drugim predmetima, u koju se, pored tačne oznake preuzetog depozita, treba uneti ime i adresa deponenta i onoga kome se predmet depozita treba predati, kao i vreme trajanja depozita;
6)
upisnik radnji koje je sud ili drugi nadležni organ poverio javnom beležniku, sa azbučnim imenikom;
7)
zajednički azbučni imenik stranaka za sve knjige, osim za knjigu iz
Knjige iz ovog člana moraju biti povezane, listovi označeni rednim brojevima, sa tvrdim povezom i overeni pečatom Komore, a upisi se unose bez odlaganja redom pristizanja predmeta, čitko, bez praznih razmaka, bez precrtavanja, brisanja i ispravaka, s tim da u opštem poslovnom upisniku javni beležnik na svaku stranicu stavlja svoj potpis i pečat.
Javnobeležniči zapisi, javnobeležnički zapisnici i javnobeležničke potvrde mogu postojati u obliku izvornika, otpravka ili prepisa.
Izvornik javnobeležničke isprave sadrži sve elemente predviđene ovim zakonom i Javnobeležničkim poslovnikom i overen je od strane javnog beležnika potvrdom da se radi o izvorniku, koju javni beležnik upisuje i potpisuje na kraju isprave i overava pečatom.
Izvornik javnobeležničke isprave čuva javni beležnik koji ju je sačinio, ako ovim zakonom ili drugim propisom nije određeno drukčije.
Otpravak je potpuni prepis javnobeležničke isprave koji je označen kao otpravak i koji je overen na isti način kao i izvornik i koji u pravnom prometu zamenjuje javnobeležničku ispravu.
Ako je javnobeležnička isprava izvršna i ako se otpravak daje radi izvršenja, na otpravku se označava da je izvršan.
Prepis javnobeležničke isprave je u svemu istovetan izvorniku ili delu izvornika ako je na zahtev lica izdat delimičan prepis, a u čijoj overi javni beležnik navodi da se radi o prepisu, kao i mesto i vreme u kome je izdat i ime ovlašćenog lica kome je izdat.
Primerak podnete i solemnizovane isprave može postojati u obliku prepisa.
Izvornik javnobeležničke isprave može se, ako se sa tim saglase sve stranke koje su učestvovale u postupku, u obliku javnobeležničke isprave izdati stranci koja je učestvovala u pravnom poslu o kojem se sačinjava isprava, lično ili njenom zastupniku, stranci koja je dala izjavu, koja je tražila utvrđivanje određenih činjenica ili sastavljanje zapisnika, odnosno koja je preduzela radnje o kojima se sastavlja zapisnik, te svakoj stranci koja je tražila izdavanje potvrde ili overu, kao i licu u čiju je korist pravni posao zaključen, odnosno naslednicima ovih lica.
Izvornici izvršnih javnobeležničkih isprava i javnobeležničkih isprava o izjavama za slučaj smrti ne mogu se izdavati strankama, ali se predaju sudu ili drugom organu ili licu, u skladu sa propisom koji uređuje takvu izjavu volje.
Izvornik se može izdati i stranci, ako dokaže da joj je neophodan za ostvarivanje prava u inostranstvu, po propisima strane države.
U slučaju izdavanja izvornika, javni beležnik će u predmet priložiti prepis isprave, kao i javne isprave u kojima se potvrđuje osnov izdavanja, a u registar navesti vreme izdavanja i ime lica, odnosno organa kome je isprava izdata.
Stranka ili drugo lice čiji je zahtev za izdavanje izvornika odbijen, može se obratiti predsedniku osnovnog suda na čijem se području nalazi službeno sedište javnog beležnika, sa zahtevom da javnom beležniku naloži izdavanje izvornika isprave.
, stranka ili drugo lice dužni su da učine verovatnim da je javni beležnik bez opravdanih razloga odbio izdavanje izvornika isprave. O zahtevu predsednik suda odlučuje tako što rešenjem nalaže javnom beležniku da izda izvornik isprave ili odbija zahtev.
kojim se nalaže javnom beležniku da izda izvornik isprave, javni beležnik može izjaviti prigovor osnovnom sudu na čijem se području nalazi službeno sedište javnog beležnika u roku od tri dana od dana dostavljanja rešenja.
Javni beležnik dužan je da, kada sačini izvornik ili solemnizuje nejavnu ispravu, izda po jedan otpravak izvornika ili primerak solemnizovane isprave svakom licu koje je učestvovalo u pravnom poslu o kojem se sačinjava isprava, lično ili preko punomoćnika ili zastupnika, stranci koja je dala izjavu, koja je tražila utvrđivanje određenih činjenica ili sastavljanje zapisnika, odnosno koja je preduzela radnje o kojima se sastavlja zapisnik i svakoj stranci koja je tražila izdavanje potvrde ili overu, kao i licu u čiju je korist pravni posao zaključen, odnosno naslednicima tih lica.
U izvorniku isprave se navodi kome se izdaje otpravak isprave.
Ako je javnobeležnička isprava izvršna, javni beležnik je dužan da otpravak izvornika ili primerak izda licu koje je u ispravi označeno kao poverilac, odnosno njegovim naslednicima, ako su ispunjeni uslovi za izvršenje predviđeni zakonom.
Overeni ili neovereni prepis izvršne isprave javni beležnik dužan je da izda licima iz
, kao i svedocima, veštacima, prevodiocima i tumačima, kojima se isprava izdaje na njihov zahtev i trošak, ako u samoj ispravi nije drukčije određeno, a prepis zaveštanja samo zaveštaocu ili licu koje je on izričito ovlastio u obliku javne isprave.
Javni beležnik dužan je da izda ili da na uvid prepis isprave koju je dužan da čuva, na zahtev Komore, Ministarstva ili suda, kada je potrebno radi vršenja nadzora nad radom javnog beležnika, ako se time ne krši obaveza čuvanja javnobeležničke tajne.
Na odbijanje izdavanja otpravka i prepisa javnobeležničke isprave shodno se primenjuju odredbe .
Javnobeležničke zapise, javnobeležničke zapisnike i solemnizovane isprave javni beležnik, odnosno Komora, dužni su da čuvaju i postupaju sa njima u skladu sa propisima kojima se uređuje arhivska građa.
, iz tekuće kalendarske godine, čuvaju se kod javnog beležnika do isteka naredne kalendarske godine, nakon čega se predaju na dalje čuvanje Komori koja ih čuva do predaje nadležnom arhivu.
Prepise javnobeležničkih overa i javnobeležničke potvrde javni beležnik dužan je da čuva tri godine.
Prepise overa prevoda javni beležnik koji ima svojstvo sudskog prevodioca dužan je da čuva u skladu sa propisom kojim se uređuje postupanje sudskih prevodilaca.
Način čuvanja i postupak primopredaje javnobeležničkih isprava bliže se uređuju Javnobeležničkim poslovnikom, u skladu sa propisima kojima se uređuje arhivska građa.
Radi obezbeđivanja jedinstvenog i sigurnog čuvanja javnobeležničkih isprava u papirnom obliku, Komora uspostavlja i održava Centralnu arhivu javnobeležničkih isprava (u daljem tekstu: Centralna arhiva).
Komora je dužna da obezbedi arhivski prostor koji ispunjava uslove propisane zakonom kojim se uređuje arhivska građa, propisima kojima se uređuje zaštita dokumentarnog materijala i Javnobeležničkim poslovnikom.
U Centralnoj arhivi arhivska građa svakog javnog beležnika čuva se odvojeno, kao posebna arhivska celina, uz obezbeđenu identifikaciju, evidentiranje i mogućnost nesmetanog pristupa.
Komora je dužna da obezbedi organizacione, kadrovske i tehničke mere zaštite javnobeležničkih isprava, a naročito mere kojima se obezbeđuju:
1)
očuvanje autentičnosti, verodostojnosti, celovitosti i upotrebljivosti javnobeležničkih isprava;
2)
zaštita od gubitka, uništenja, oštećenja ili neovlašćenog pristupa;
3)
fizička, tehnička i informaciona bezbednost arhivske građe;
4)
evidentiranje svakog prijema, pristupa, izdavanja, vraćanja i drugog rukovanja javnobeležničkim ispravama;
5)
zaštita arhivske građe u vanrednim situacijama.
Lica koja za Komoru obavljaju poslove arhiviranja, čuvanja ili rukovanja javnobeležničkim ispravama dužna su da čuvaju kao službenu tajnu sve podatke do kojih dođu u vršenju tih poslova, pod istim uslovima i u istom obimu kao i javni beležnik u skladu sa ovim zakonom.
Javni beležnik ima pravo pristupa javnobeležničkim ispravama koje je predao Centralnoj arhivi, kao i pravo da zahteva njihovo privremeno izdavanje radi vršenja javnobeležničke delatnosti.
U slučaju prestanka obavljanja javnobeležničke delatnosti, javnobeležničke isprave koje se nalaze u Centralnoj arhivi ostaju na čuvanju kod Komore, koja obezbeđuje njihovu dostupnost licu koje je ovlašćeno da preuzme javnobeležničku kancelariju ili da postupa po nedovršenim predmetima.
Način organizovanja i rada, uslovi arhivskog prostora, vođenje evidencija, mere zaštite, način pristupa, izdavanja i vraćanja javnobeležničkih isprava, kao i druga pitanja od značaja za rad Centralne arhive, bliže se uređuju Javnobeležničkim poslovnikom, u skladu sa propisima kojima se uređuje arhivska građa.
, izvornika ili prepisa isprava ili spisa koji se po zakonu moraju priložiti javnobeležničkoj ispravi, ovlašćenja, punomoćja, nalaza i mišljenja veštaka i drugih spisa ili zapisa koji su nastali u postupku sačinjavanja javnobeležničke isprave.
Na omotu javnobeležničkog spisa moraju biti označene isprave i drugi spisi ili zapisi koji se nalaze u omotu spisa.
Javnobeležničke isprave koje su sačinjene elektronskim putem, a nisu otisnute na hartiji čuvaju se na kompakt-disku u omotu, na kojem je naznačeno da sadrži kompakt-disk, kao i naziv javnobeležničke isprave, a mogu se čuvati i u računaru, na prenosivom memorijskom priključku ili drugom pogodnom nosaču podataka u digitalnom obliku, odnosno u digitalnom arhivu koji vodi Komora.
Oblik i sadržina javnobeležničkog spisa i njegovo čuvanje bliže se uređuju Javnobeležničkim poslovnikom.
Ako se javnobeležnički spisi i isprave u celosti ili delimično izgube, unište ili oštete tako da se više ne mogu upotrebljavati, javni beležnik pokreće, po službenoj dužnosti ili na zahtev stranke, postupak za obnavljanje spisa i isprava.
Obnavljanje spisa i isprava obavlja se po pravilima vanparničnog postupka, shodnom primenom odredaba koje uređuju poništaj isprava.
se ne može pokrenuti posle isteka vremena za čuvanje spisa i isprava u arhivi.
U postupku obnavljanja spisa i isprava primenjuju se pravila o dokazivanju propisana pravilima ovog zakona, ali je javni beležnik ovlašćen da, radi obnavljanja spisa i isprava, upotrebi prepise spisa i isprava koji se nalaze kod stranaka, suda ili trećih lica, podatke iz knjiga i izjave svedoka, veštaka i drugih lica koja imaju pravni interes za obnavljanje spisa.
Bliže uređenje načina obnavljanja spisa i isprava propisuje se Javnobeležničkim poslovnikom.
Odredbe shodno se primenjuju na postupak obnavljanja poslovnih knjiga javnog beležnika.
Kada primi odluku o prestanku delatnosti, javni beležnik je dužan da bez odlaganja preda Komori sve spise, knjige i drugu evidenciju, zajedno sa pečatom i štambiljom javnog beležnika, kao i novac, hartije od vrednosti i dragocenosti, prema stanju u kojem se nalaze na dan prijema odluke.
Arhivu javnog beležnika zapisnički preuzima tročlana komisija koju obrazuje Komora, koju čine dva javna beležnika i jedno lice zaposleno u stručnoj službi Komore.
Ako javni beležnik odbije da preda arhivu, o zaštiti arhive, načinu njene predaje i rokovima, odlučuje rešenjem predsednik osnovnog suda na čijem području je sedište javnog beležnika. Žalba protiv ovog rešenja ne odlaže izvršenje. U postupku po žalbi shodno se primenjuju pravila vanparničnog postupka.
nema saglasnosti koje će od njih predati arhivu umrlog javnog beležnika ili lice koje je dužno da to učini odbije predaju arhive, nadležan ostavinski sud donosi rešenje o zaštiti arhive, načinu njene predaje i rokovima. Žalba protiv ovog rešenja ne odlaže izvršenje.
Komora odlučuje koji se spisi, knjige i predmeti iz arhive javnog beležnika poveravaju javnom beležniku koji je imenovan na mesto javnog beležnika koji je prestao da obavlja delatnost, odnosno koje se isprave, spisi i knjige i druga dokumentacija iz arhive javnog beležnika odlažu u arhivu Komore.
Komora može da odredi da se arhiva javnog beležnika privremeno poveri drugom javnom beležniku, u celosti ili delimično, do popunjavanja mesta javnog beležnika iz
Ako se u postupku predaje arhive propisanom utvrdi da neki spis nedostaje, predsednik Komore pozvaće bivšeg javnog beležnika, zastupnika njegove zaostavštine, odnosno javnog beležnika iz
Kada se izdaju izvornik ili overeni prepis isprave koja je odložena u arhivu Komore, shodno se primenjuju odredbe ovog zakona, s tim što tu javnobeležničku radnju obavlja predsednik Komore ili od njega opunomoćeni javni beležnik koji je član izvršnog odbora Komore.