Javnobeležničke zapise, javnobeležničke zapisnike i solemnizovane isprave javni beležnik, odnosno Komora, dužni su da čuvaju i postupaju sa njima u skladu sa propisima kojima se uređuje arhivska građa.
, iz tekuće kalendarske godine, čuvaju se kod javnog beležnika do isteka naredne kalendarske godine, nakon čega se predaju na dalje čuvanje Komori koja ih čuva do predaje nadležnom arhivu.
Prepise javnobeležničkih overa i javnobeležničke potvrde javni beležnik dužan je da čuva tri godine.
Prepise overa prevoda javni beležnik koji ima svojstvo sudskog prevodioca dužan je da čuva u skladu sa propisom kojim se uređuje postupanje sudskih prevodilaca.
Način čuvanja i postupak primopredaje javnobeležničkih isprava bliže se uređuju Javnobeležničkim poslovnikom, u skladu sa propisima kojima se uređuje arhivska građa.
Radi obezbeđivanja jedinstvenog i sigurnog čuvanja javnobeležničkih isprava u papirnom obliku, Komora uspostavlja i održava Centralnu arhivu javnobeležničkih isprava (u daljem tekstu: Centralna arhiva).
Komora je dužna da obezbedi arhivski prostor koji ispunjava uslove propisane zakonom kojim se uređuje arhivska građa, propisima kojima se uređuje zaštita dokumentarnog materijala i Javnobeležničkim poslovnikom.
U Centralnoj arhivi arhivska građa svakog javnog beležnika čuva se odvojeno, kao posebna arhivska celina, uz obezbeđenu identifikaciju, evidentiranje i mogućnost nesmetanog pristupa.
Komora je dužna da obezbedi organizacione, kadrovske i tehničke mere zaštite javnobeležničkih isprava, a naročito mere kojima se obezbeđuju:
1)
očuvanje autentičnosti, verodostojnosti, celovitosti i upotrebljivosti javnobeležničkih isprava;
2)
zaštita od gubitka, uništenja, oštećenja ili neovlašćenog pristupa;
3)
fizička, tehnička i informaciona bezbednost arhivske građe;
4)
evidentiranje svakog prijema, pristupa, izdavanja, vraćanja i drugog rukovanja javnobeležničkim ispravama;
5)
zaštita arhivske građe u vanrednim situacijama.
Lica koja za Komoru obavljaju poslove arhiviranja, čuvanja ili rukovanja javnobeležničkim ispravama dužna su da čuvaju kao službenu tajnu sve podatke do kojih dođu u vršenju tih poslova, pod istim uslovima i u istom obimu kao i javni beležnik u skladu sa ovim zakonom.
Javni beležnik ima pravo pristupa javnobeležničkim ispravama koje je predao Centralnoj arhivi, kao i pravo da zahteva njihovo privremeno izdavanje radi vršenja javnobeležničke delatnosti.
U slučaju prestanka obavljanja javnobeležničke delatnosti, javnobeležničke isprave koje se nalaze u Centralnoj arhivi ostaju na čuvanju kod Komore, koja obezbeđuje njihovu dostupnost licu koje je ovlašćeno da preuzme javnobeležničku kancelariju ili da postupa po nedovršenim predmetima.
Način organizovanja i rada, uslovi arhivskog prostora, vođenje evidencija, mere zaštite, način pristupa, izdavanja i vraćanja javnobeležničkih isprava, kao i druga pitanja od značaja za rad Centralne arhive, bliže se uređuju Javnobeležničkim poslovnikom, u skladu sa propisima kojima se uređuje arhivska građa.
, izvornika ili prepisa isprava ili spisa koji se po zakonu moraju priložiti javnobeležničkoj ispravi, ovlašćenja, punomoćja, nalaza i mišljenja veštaka i drugih spisa ili zapisa koji su nastali u postupku sačinjavanja javnobeležničke isprave.
Na omotu javnobeležničkog spisa moraju biti označene isprave i drugi spisi ili zapisi koji se nalaze u omotu spisa.
Javnobeležničke isprave koje su sačinjene elektronskim putem, a nisu otisnute na hartiji čuvaju se na kompakt-disku u omotu, na kojem je naznačeno da sadrži kompakt-disk, kao i naziv javnobeležničke isprave, a mogu se čuvati i u računaru, na prenosivom memorijskom priključku ili drugom pogodnom nosaču podataka u digitalnom obliku, odnosno u digitalnom arhivu koji vodi Komora.
Oblik i sadržina javnobeležničkog spisa i njegovo čuvanje bliže se uređuju Javnobeležničkim poslovnikom.
Ako se javnobeležnički spisi i isprave u celosti ili delimično izgube, unište ili oštete tako da se više ne mogu upotrebljavati, javni beležnik pokreće, po službenoj dužnosti ili na zahtev stranke, postupak za obnavljanje spisa i isprava.
Obnavljanje spisa i isprava obavlja se po pravilima vanparničnog postupka, shodnom primenom odredaba koje uređuju poništaj isprava.
se ne može pokrenuti posle isteka vremena za čuvanje spisa i isprava u arhivi.
U postupku obnavljanja spisa i isprava primenjuju se pravila o dokazivanju propisana pravilima ovog zakona, ali je javni beležnik ovlašćen da, radi obnavljanja spisa i isprava, upotrebi prepise spisa i isprava koji se nalaze kod stranaka, suda ili trećih lica, podatke iz knjiga i izjave svedoka, veštaka i drugih lica koja imaju pravni interes za obnavljanje spisa.
Bliže uređenje načina obnavljanja spisa i isprava propisuje se Javnobeležničkim poslovnikom.
Odredbe shodno se primenjuju na postupak obnavljanja poslovnih knjiga javnog beležnika.