Srednje vojne škole i vojne visokoškolske ustanove u sastavu Univerziteta vode evidencije u skladu sa propisima o srednjem obrazovanju i vaspitanju i visokom obrazovanju i u skladu sa ovim zakonom, a u svrhu prijema na školovanje, praćenja toka školovanja i vojnostručnog osposobljavanja i izdavanja javnih isprava.
Škola nacionalne odbrane vodi evidenciju o osnovnim podacima lica na usavršavanju, matičnu knjigu lica na usavršavanju, istorijat klase slušalaca, evidenciju izdatih uverenja i duplikata uverenja, kao i evidenciju priznatih uverenja o završenim usavršavanjima u inostranstvu.
vode se u cilju praćenja toka usavršavanja i radi nastavka usavršavanja, odnosno karijernog vođenja oficira i sadrže sledeće podatke: ime i prezime, ime roditelja, pol, jedinstveni matični broj građana, datum i mesto rođenja, broj telefona, prethodno završene škole, uspeh sa maturskog ispita, uspeh na prijemnom ispitu, prethodno postignuti uspeh na školovanju i usavršavanju, stečeno zvanje, naziv ustanove i države u kojoj je stečena isprava.
Vojnoškolska ustanova, kao rukovalac podacima, čuva podatke sadržane u evidencijama iz , u skladu sa propisima kojima su regulisani rokovi čuvanja registraturskog materijala u Ministarstvu odbrane i Vojsci Srbije.
Pored podataka iz evidencija iz , vojnoškolske ustanove obrađuju i podatke koji proizilaze iz prirode vojne službe, a odnose se na rezultate u vezi sa izvršenom bezbednosnom proverom i proverom zdravstvene sposobnosti.
Na osnovu podataka iz evidencije, vojnoškolske ustanove izdaju javne isprave.
Vojne visokoškolske ustanove i Škola nacionalne odbrane, vode evidencije u papirnoj i elektronskoj formi. Evidencije u elektronskoj formi vode se u okviru informacionog sistema, koji ustanovljava Univerzitet.
Način i postupak vođenja evidencija u informacionom sistemu Univerziteta, mere zaštite podataka o ličnosti, rokove čuvanja i druga pitanja od značaja za vođenje evidencija bliže uređuje ministar odbrane.