Organizacija je dužna da vodi evidenciju ugovora o putovanju i podataka iz ugovora zaključenih sa trećim licima kojima je povereno izvršenje usluga prevoza, smeštaja, usluga turističkih profesija i drugih usluga iz programa putovanja.
Organizacija je dužna da za svako putovanje vodi i evidenciju koja naročito sadrži:
1)
podatke o putniku (ime, prezime, broj članske karte sa datumom izdavanja i kontakt podatke);
2)
mesto, datum i vreme početka i završetka putovanja, opis odredišta putovanja i periode boravka sa datumima;
3)
podatke o vrsti prevoza i svojstvima prevoznog sredstva koje se koristi;
4)
podatke o smeštajnom objektu (vrsta i naziv, lokacija i kategorija prema važećim propisima zemlje u kojoj se objekat nalazi i sadržaje koje objekat ima);
5)
podatke o broju noćenja, vrsti i broju usluga i ukupnom broju dana putovanja;
6)
prodajnu cenu putovanja sa uslugama, koje su obuhvaćene tom cenom;
7)
cenu onih fakultativnih usluga, koje nisu obuhvaćene prodajnom cenom;
8)
način i dinamiku plaćanja putovanja;
9)
cilj i svrhu putovanja, usaglašeni sa aktom o osnivanju, odnosno statutom.
Evidencije iz vode se po načelima urednosti i tačnosti, na način koji ne dozvoljava brisanje unetih podataka i kojim se omogućava uvid u podatke po hronološkom redu.