Podaci u evidencijama prikupljaju se na osnovu dokumentacije izdate od strane nadležnih organa koju dostavljaju punoletni učenici i roditelji, odnosno drugi zakonski zastupnici i izjava punoletnih učenika i roditelja, odnosno drugih zakonskih zastupnika. Naročito osetljivi podaci obrađuju se uz pristanak punoletnog učenika i roditelja, odnosno drugog zakonskog zastupnika, koji se daje u pismenom obliku, u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti.