Pravna lica i preduzetnici dužni su da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja.
Finansijski izveštaji, izveštaji o izvršenoj reviziji i Statistički izveštaj čuvaju se 20 godina.
Godišnji izveštaj o poslovanju čuva se 20 godina od poslednjeg dana poslovne godine za koju je sastavljen.
Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se deset godina.
Pomoćne knjige čuvaju se pet godina, od dana njihovog zaključivanja.
Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada.
Pet godina se čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige.
Pet godina se čuvaju isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa.
Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava i poslovnih knjiga računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.
Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja, utvrđenih zakonom.
Računovodstvene isprave mogu se čuvati na elektronskim medijima, kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije, ako je nadležnom organu omogućen pristup tako sačuvanim podacima i ako je obezbeđeno:
1)
da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu;
2)
da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni;
3)
da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema;
4)
da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanje podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.
Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga.
Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera kako bi podaci bili dostupni kontroli. U slučaju kada pravno lice, odnosno preduzetnik ne može iz tehničkih razloga da obezbedi funkcionalnost memorisanog aplikativnog softvera korišćenog za unos, obradu i čuvanje računovodstvenih podataka, dužan je da dokument sa podacima čuva u clear text formatu.
, pravno lice, odnosno preduzetnik dužno je da obezbedi opis samih polja, kao i definisanje oznaka koje razdvajaju jedan podatak od drugog (delimiter podataka).
Pri otvaranju postupka likvidacije ili stečaja, računovodstvene isprave i poslovne knjige zapisnički se predaju likvidacionom, odnosno stečajnom upravniku.