Zavodi vode evidencije o licima prema kojima se izvršavaju krivične sankcije i primenjuju mere iz , osobama koje posećuju zavod, kao i postupcima i događajima u zavodu koji su od značaja za izvršenje krivičnih sankcija. Evidencije iz
sadrže podatke o ličnosti, izrečenoj krivičnoj sankciji i meri, kao i podatke od značaja za njihovo izvršenje. Uprava i zavodi vode i evidencije o zaposlenima, opremi i naoružanju. Evidencije o izrečenim krivičnim sankcijama i merama, kao i licima lišenim slobode vode se kroz glavnu knjigu. Evidencije se vode ručno i elektronski. Glavna knjiga obuhvata matičnu knjigu prema vrsti krivične sankcije ili mere i lični list. Lični list sadrži dosije osuđenog u koji se ulažu svi dokumenti, odluke i rešenja od značaja za izvršenje kazne. U glavnu knjigu se upisuju sledeći podaci o ličnosti: ime, prezime i nadimak lica, pol, ime oca, devojačko prezime i ime majke, datum rođenja, jedinstveni matični broj građana, mesto, opština i država rođenja, adresa prebivališta, odnosno boravišta, državljanstvo, nacionalna i verska pripadnost (ukoliko lice želi da se izjasni), bračno stanje, broj dece, školska sprema, zanimanje, završene obuke i specijalnosti, posao koje je lice obavljalo, posebne potrebe i lični opis. U lični list se, u cilju izvršenja krivične sankcije, upisuju i sledeći podaci o ličnosti članova porodice lica lišenog slobode: ime i prezime člana porodice, jedinstveni matični broj građana, srodstvo, adresa prebivališta, odnosno boravišta i broj telefona. Propis o načinu vođenja evidencija iz