Rukovodilac organa kojem su podaci potrebni za odlučivanje u upravnom postupku određuje ovlašćena službena lica koja mogu da ih pribavljaju, a rukovodilac organa koji vodi odgovarajuću službenu evidenciju ovlašćuje službena lica koja mogu da ustupaju ove podatke.
Rukovodioci organa nadležnih za odlučivanje u elektronskom upravnom postupanju i organa nadležnih za vođenje službenih evidencija obaveštenje o službenim licima ovlašćenim za pribavljanje i ustupanje podataka i dokumenata neophodnih za odlučivanje, pre nego što ovlašćena službena lica počnu da pristupaju tim podacima, dostavljaju jedni drugima i nadležnom organu.
Podatke o ličnosti, i to: jedinstveni matični broj građana, lično ime, adresa, broj telefona i nalog elektronske pošte o ovlašćenim službenim licima iz
Organ je dužan da prilikom prijema zahteva, koji je osnov za pokretanje upravnog postupka:
1)
obavesti korisnika usluge elektronske uprave o svim podacima koje je u skladu sa zakonom potrebno pribaviti za potrebe vođenja upravnog postupka i o obavezi organa da po službenoj dužnosti pribavi podatke iz službenih evidencija;
2)
omogući korisniku usluge elektronske uprave da izjavi da će podatke o ličnosti iz službenih evidencija pribaviti sam;
3)
obavesti o potrebnim podacima koje je u skladu sa zakonom potrebno pribaviti za potrebe vođenja upravnog postupka, a koji se odnose na treće lice (član porodice, odnosno član porodičnog domaćinstva i sl.), kao i o tome da je pristup tim podacima moguć samo na osnovu pristanka tog lica, u skladu sa zakonom.
Organi koji vode službene evidencije uspostavljaju tehničke uslove za pribavljanje i dostavljanje podataka i dokumenata elektronskim putem, a nadležan organ, preko Servisne magistrale organa obezbeđuje njihovu razmenu.
Ovlašćeno lice organa kojem su potrebni podaci za odlučivanje pri elektronskom upravnom postupanju pri svakom pristupu podacima i dokumentima upućuje upit za pristup koji sadrži podatke o:
1)
identitetu ovlašćenog lica;
2)
upravnom postupku koji se vodi i broju predmeta za čije rešavanje je neophodno pristupiti podacima;
3)
datumu i vremenu pristupa.
Organ koji vodi službenu evidenciju beleži podatke iz
, o svakom pojedinačnom pristupu, beleži nadležni organ.
Ovlašćeno službeno lice organa kojem su potrebni podaci za odlučivanje u elektronskom upravnom postupanju preuzima podatke i dokumenta koji postaju sastavni deo spisa predmeta, tako što se preuzimaju u informacioni sistem organa.