Uprava carina prikuplja podatke o ličnosti i druge podatke za obavljanje poslova iz svoje nadležnosti, neposredno od lica na koje se ti podaci odnose, kao i od lica koja poseduju tražene podatke ili iz već postojećih evidencija.
Ako carinski službenik, za obavljanje poslova iz delokruga rada, prikuplja podatke o ličnosti ili druge podatke iz već postojećih evidencija, organi, organizacije i drugi subjekti koji te podatke vode po službenoj dužnosti, na zahtev carinskog službenika (Uprave carina), pružiće te podatke.
U cilju identifikacije fizičkog lica, Uprava carina od podataka o ličnosti prikuplja i obrađuje ime i prezime, adresu i JMBG.
U zavisnosti od vrste carinskog postupka i procedure, Uprava carina može prikupljati i obrađivati i druge podatke o ličnosti: fotografiju, e-mail, broj telefona, zanimanje, kao i druge potrebne podatke.
Carinski službenik je dužan da fizičko lice obavesti o svrsi prikupljanja i obrade podataka o ličnosti u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti.
Uprava carina svodi prikupljanje i obradu podataka o ličnosti na meru i u svrhu koja je neophodna radi obavljanja poslova iz svoje nadležnosti i sprovođenja carinskih postupaka i procedura i vrši sledeće radnje obrade: prikupljanje, beleženje, kopiranje, prenošenje, pretraživanje, prosleđivanje, razvrstavanje, objedinjavanje, korišćenje, stavljanje na uvid, menjanje, snimanje, kao i sprovođenje drugih radnji u vezi sa navedenim podacima.
Razmenjivanje i ustupanje podataka o ličnosti drugim državnim organima, organizacijama, nosiocima javnih ovlašćenja i stranim carinskim administracijama i međunarodnim organizacijama obavlja se u skladu sa zakonom, zaključenim ugovorima i sporazumima.
Podaci o ličnosti sadržani u papirnoj dokumentaciji čuvaju se u skladu sa propisima kojima se uređuje kancelarijsko poslovanje i zaštićeni su od neovlašćenog pristupa i korišćenja podataka.
Podaci o ličnosti sadržani u elektronskoj formi čuvaju se u skladu sa propisima kojima se uređuje kancelarijsko poslovanje na zaštićenim nosačima podataka kojima carinski službenik pristupa prijavom u informacioni sistem svojim korisničkim imenom i lozinkom.
U cilju zaštite podataka o ličnosti, Uprava carina je dužna da obezbedi neophodne tehničke, organizacione i kadrovske uslove kako bi se podaci o ličnosti zaštitili od uništenja, gubitka neovlašćenog pristupa, obrade, otkrivanja i zloupotrebe.
Uprava carina vodi evidenciju podataka o ličnosti i o drugim podacima koji se prikupljaju i objedinjuju u vezi sa obavljanjem njenih poslova, u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti, drugim zakonima kojima je uređena zaštita, prikupljanje i čuvanje podataka o ličnosti i podataka o privrednim aktivnostima.
Uprava carina, radi obavljanja poslova carinske službe, vodi evidencije koje prikupljaju, koriste i održavaju carinski službenici, i to:
1)
evidenciju carinskih deklaracija;
2)
evidenciju povlastica;
3)
evidenciju robe pod carinskim nadzorom;
4)
evidenciju o obračunu, naplati i prinudnoj naplati carinskog duga;